Bescheid

Allgemein

Im d+ OM gibt es ein gemeinsames Modul für Termine und Bescheide. Bei­de werden zwar in getrennten Listen verwaltet, tatsächlich handelt es sich aber im Grunde genom­men um die gleichen Dialoge. Deshalb werden beide Dialoge in einer gemeinsamen Dokumenta­tion beschrieben.

Bescheide können mit Objekten und Grundstücken angelegt werden. Es gibt verschiedene Arten von Bescheiden z.B. Bau-, Wasserrechts-, Kollaudierungs- und Luftfahrtbehördenbescheide.

Termine sind im Grunde genommen Notizen, die mit Daten versehen werden können. Diese sind nicht mit dem Erinnerungsmodul und dessen Terminen zu verwechseln, können aber in eine Erin­ne­rung umgewandelt und dann entsprechend als Outlook-Termin exportiert werden (siehe Modul­dokumentation Erinnerungen).

Termin- und Bescheidliste

Die Termin- und Bescheidlisten gleichen sich in der Funktion, sodass wir sie an dieser Stelle nur ein­mal beschreiben.

Mithilfe der Such- und der Filterleisten können Sie die Liste einschränken. Außerdem können Sie in den Suchkriterien durch Setzen des Häkchens auch inaktive Objekte anzeigen. Des Weiteren ist es möglich die Liste automatisch zu laden. Sollten Sie die Check­boxen nicht sehen, ist es unter Umständen nötig, die Suchkriterien durch Klick auf den blauen Balken ein- bzw. auszublenden.

Über die Schaltflächen im unteren Bereich können Sie neue Bescheide oder Termine anlegen, die Details von bestehen­den Bescheiden bzw. Terminen öffnen oder diese löschen. Mit Klick auf ak­tu­alisieren werden die Datensätze aktualisiert und über Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen.

Es ist des Weiteren möglich, einen Termin oder Bescheid aus einem Event heraus zu erstellen. Dabei werden sämtliche Daten aus dem Event in den Termin übernommen.

Detaildialoge

Bescheiddetails

Im Detaildialog finden Sie alle wichtigen Angaben zu einem Bescheid. Die Nummer wird automa­tisch vom System vergeben. Wollen Sie selbst eine Bescheidnummer vergeben, können Sie diese im Feld externe Bescheidnummer eingeben. Wählen Sie die Art und geben Sie eine Bezeichnung und weitere Anmerkungen ein. Außerdem können Sie fünf Daten erfassen: das Ablaufdatum, das Aus­stellungsdatum, ein gültig ab Datum, einen Erinnerungstermin (diesen können Sie über die Schaltfläche in das Erinnerungsmodul übertragen) und von dort Outlooktermine und Erinne­run­gen erstellen (siehe Erinnerungsliste) und das Datum der Fertigstellung.

Ist der Bescheid zu erledigen, können Sie dies in der entsprechen­den Checkbox markieren und ein­tra­gen, wann und durch wen die Sache erledigt wurde.

Schließlich kön­nen Sie den Bescheid mit einer Einheit, einem Stiegenhaus, Gebäudeteil, Objekt, Grundstück, Projekt oder Kreditor verknüp­fen. Rechts da­von können Sie Zuständige aus den Funktionsträgern des zugeordneten Objekts, Grundstücks oder Projekts auswählen.

Über die Schaltflächen im unteren Bereich können Sie einen neuen Bescheid anlegen (Achtung, even­tuell gemachte Änderungen am geöffneten Bescheid gehen dabei verloren!) oder den ge­öff­ne­ten Bescheid löschen. Mit Klick auf Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen.

Termindetails

Der Detaildialog des Termins ähnelt dem des Bescheids. Die Nummer wird automatisch vergeben. Wol­len Sie selbst eine Nummer vergeben, können Sie diese im Feld externe Nummer eingeben. Wäh­len Sie die Art und geben Sie eine Bezeichnung und weitere Anmerkungen ein. Außerdem kön­nen Sie das Datum des Termins erfassen und über die Schaltfläche in das Erinnerungsmo­dul über­tragen. Von dort aus können Sie Outlooktermine und Erinnerungen erstellen (siehe Benutzerhandbuch Erinnerungsliste). Ggf. können Sie auch ein gültig ab-Datum erfassen. Ist der Termin zu er­le­digen, können Sie dies in der entsprechenden Checkbox markieren und eintragen, wann und durch wen die Sache erledigt wurde.

Schließlich kön­nen Sie den Termin mit einem Objekt, Grundstück, Projekt oder Kreditor verknüp­fen. Rechts da­von können Sie Zuständige aus den Funktionsträgern des zugeordneten Objekts, Grundstücks oder Projekts auswählen.

Über die Schaltflächen im unteren Bereich können Sie einen neuen Termin anlegen (Achtung, even­tuell gemachte Änderungen am geöffneten Bescheid gehen dabei verloren!) oder den geöff­ne­ten Bescheid löschen. Mit Klick auf Dokumente haben Sie Zugriff auf das DMS und die Serienbriefvorlagen.

Berichte

Alle im Folgenden beschriebenen Berichte finden Sie über das Hauptmenü des Objektmanage­ments im Bereich Rechts- und Vertragswesen – Ausdrucke.

Auslaufende Bescheide und Termine

Für diese beiden Berichte wird der gleiche Parameterdialog verwendet, wobei der Bericht jeweils Bescheide oder eben Termine auflistet. Es folgen die Einschränkungsmöglichkeiten im Einzelnen. Um diese zu verwenden, haken Sie sie zu­nächst an.

• Einschränkung nach Art: Wählen Sie hier durch Setzen eines grünen Häkchens in der Spalte Auswahl die gewünschten Arten von Bescheiden und Terminen, die im Bericht aufgeführt werden sollen.

• Funktionsträgereinschränkung: Um auf einen Funktionsträger (also z.B. den Hausverwalter) einzuschränken, aktivieren Sie die Einschränkung zunächst durch Setzen des Häkchens und wählen Sie dann die Funktion aus. Danach werden alle im System vorhandenen Träger die­ser Funktion angezeigt und Sie können diese als Einschränkung aktivieren (grüner Haken) oder deaktivieren (rotes Kreuz).

• Einschränkung nach Objekt: Hier können Sie auf bestimmte Objekte einschränken.

• Einschränkung nach Ablaufdatum: In diesem Bereich können Sie auf ein bestimmtes Ab­lauf­datum einschränken.

• Einschränkung nach Status: In diesem Bereich können Sie auf erledigte Bescheide bzw. Termine einschränken.

• Einschränkung nach Ersteller: Hier können Sie auf einen bestimmten Ersteller einschrän­ken. Diese Einschränkung ist nur für Termine verfügbar.

Haben Sie alle Einstellungen getroffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung. Über die Schaltflächen in der Fußzeile können Sie den Bericht direkt drucken, in der Vorschau an­sehen oder als PDF-Datei ausgeben. In der Vorschau haben Sie neben dem Drucken und spei­chern in verschiedenen Formaten auch noch die Möglichkeit, den Bericht per E-Mail zu versenden oder im DMS abzulegen.

Auslaufende Bescheide Grundstück

Dieser Bericht listet alle auslaufenden Bescheide auf, die mit einem Grundstück verknüpft sind und de­ren Ablaufdatum leer ist oder vor dem d+ OM Arbeitsdatum liegt. Es gibt keinen Parameter­dialog.

Berechtigungen

Bescheide

165103 Bescheid Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit der Berechtigung kann der Benutzer die Bescheidliste einsehen.

165100 Bescheid Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Bescheide anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neu' in der Bescheidliste und den Bescheiddetails nicht aktiv.

165101 Bescheid Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Bescheide bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Bescheiddetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Bescheiddetails sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

165102 Bescheid Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Bescheide löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Löschen' in der Bescheidliste und den Bescheiddetails nicht aktiv.

Termine

315103 Termin Liste (Hauptmenü, Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer die Terminliste einsehen.

315100 Termin Neu (Objektmenü)
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer neue Termine anlegen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Neu' in der Terminliste und den Termindetails nicht aktiv.

315101 Termin Bearbeiten
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Termine bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kann er die Termindetails zwar öffnen, aber die Buttons 'Speichern' und 'Speichern und Schließen' in den Ter­min­details sind nicht aktiv. Änderungen können also nicht gespeichert werden.

315102 Termin Löschen
Mit dieser Berechtigung darf der Nutzer Termine löschen. Ohne diese Berechtigung ist der Button 'Löschen' in der Terminliste und den Termindetails nicht aktiv.

Berichte

270270 Auslaufende Bescheide (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Nutzer den Bericht Auslaufende Bescheide aufrufen (und den Parameterdialog im Vorfeld).

270271 Auslaufende Bescheide Grundstück (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Nutzer den Bericht Auslaufende Bescheide Grundstück aufrufen (und den Parameterdialog im Vorfeld).

270274 Auslaufende Termine (Hauptmenü)
Mit dieser Berechtigung kann der Nutzer den Bericht Auslaufende Bescheide aufrufen (und den Parameterdialog im Vorfeld).

Globale Variablen und Konfigurationstabellen

Die Bescheide und Termine werden nicht über Variablen und Konfigurationstabellen gesteuert.